Belajar Manajemen Perusahaan : chapter. 15 : Bagaimana menetapkan tujuan/ sasaran yang S-M-A-R-T ? (Quality, Cost, Productivity, & Costumer Service).

Sementara kita mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan – tantangan tahun depan, fokus kita haruslah tertuju pada Quality, Safety (Produk dan Manusia), Cost, Produktivitas (Efisiensi dan keefektifan) dan pelayanan pelanggan (internal/eksternal). Ukuran berkala terhadap kinerja akan didasarkan pada pencapaian tujuan dan/ atau tujuan yang ditetapkan. Karenanya setiap fungsi diharapkan untuk mengadakan analisis situasi dan mempersiapkannya hingga akhir tahun sekarang.

Secara Mayor, tipe dari tujuan harus dikelompokkan sebagai berikut  :

Rutin (40%)

Tujuan berkaitan dengan apa yang diharapkan oleh pelanggan dengan cara “VIRTUE” posisi atau Fungsi.

Finance / Keuangan (20%)

Tujuan mengenai alokasi, anggaran, monitoring dan pengaturan biaya.

Fungsi Silang (20%)

Tujuan berkaitan dengan kegiatan koordinasi, kerjasama (ko-operasi), partisipasi dalam tim dan komite, misalnya Permintaan Tindakan Korektif & Preventif, Audit).

4.     Pengembangan Pribadi (10%)

Tujuan mengenai analisis kebutuhan training dan pelaksanaannya, dan

5.      Keterlibatan dalam Masyarakat (10%)

     Tujuan mengenai lingkungan, hubungan dengan penduduk sekitar, program peningkatan. Diharapkan bahwa dengan pedoman ini, pencapaian tujuan dan/atau sasaran akan ditingkatkan.

Langkah – langkah menetapkan tujuan/ sasaran :

Step 1 Identifikasi perhatian, issue dan kesempatan didalam setiap Tipe Tujuan yang Mayor

         Harus dilakukan (Mendasar yang berarti mendesak dan penting, bahkan jangka pendek atau segera)

         Perlu dilakukan (Pemecahan Masalah dengan menggunakan siklus Deming : Plan-Do-Check/Study-Act).

         Sebaiknya ada (Inovatif yang berarti jangka panjang, penting, tapi tidak mendesak).

 

Step 2 Tuliskan tujuan/sasaran yang S-M-A-R-T untuk masing² jenis tujuan yang bersifat Mayor (gunakan blanko Tujuan Mutu).

         Specific                : Terperinci, partikular dan/atau terfokus.

         Measurable          : Dapat dihitung dan ada batasannya.

         Action-Oriented   : Ada hasilnya ; gunakan kata kerja yang bermakna tindakan, seperti : meningkatkan, menurunkan/mengurangi, membuat, menambah dll.

         Realistic               : Dapat dilaksanakan, dapat dicapai dan tersedianya sumber daya.

         Time Bound          : Skala prioritas, diatur dengan batasan waktu.

Step 3 Membuat tujuan dan/atau sasaran untuk setiap tipe tujuan yang mayor.

         Klasifikasi tujuan dalam setiap jenis tujuan yang mayor, seperti mendasar, pemecahan  masalah, inovatif, atau kombinasinya.

         Prioritaskan dalam setiap tipe, seperti penggunaan pareto atau alat QCC lainnya.

         Tetapkan standar kinerja.

         Identifikasi rintangan, penghalang dan/atau hambatan lainnya yang akan dihadapi dalam mencapai tujuan mutu.

         Tetapkan “WIIFM” (What’s In It For Me ?)  (apa bagian saya ?).

Step 4 Rumuskan rencana tindakan

         Analisa dan jawablah 5W dan 1H (mengapa, apa, kapan, dimana, siapa, dan bagaimana).

         Dokumenkan rencana (lampirkan pada blanko tujuan mutu).

         Ajak tim untuk bekerjasama dalam menentukan tujuan dan merumuskan rencana tindakan.

         Sediakan.

         Tetapkan frekuensi pelaporan dan kepada siapa dilaporkan.

         Tujuan dan/atau sasaran dapat ditetapkan

Step 5 Kiat – kiat untuk mencapai tujuan

         Lakukan sesuai rencana (perencanaan harus bersifat menyeluruh, silakan lihat setp 4).

         Monitor kemajuannya (bandingkan hasil yang dicapai dengan hasil yang direncanakan, tetapkan elemen – elemen yang berjalan dan apa yang tidak).

         Perbaiki tujuan (lebih baik ubah taktik dan/atau strategi, jangan ubah tujuan).

         Mulai lagi siklus PDCA (lihat siklus Deming, mengenai peningkatan yang berkelanjutan).

Step 6 Pertimbangkan   3   faktor kritis   tentang   Pimpinan  atau  Juara yang disebut dengan “Faktor  DEF”. 

“D” è Merupakan   singkatan dari Peter Drucker, seorang  profesional dalam  hal mutu dan  pemikir   mengenai   manajemen,    yang  berkata    bahwa   orang  harus  memotivasi dirinya sendiri.  Para  pemimpin yang hebat, secara naluriah mengakui hal ini.

“E” è Merupakan   singkatan   dari   Entrepreneurial,   adalah  kata  lain  dari   risiko.  Para pemimpin   harus   mengambil risiko,  mempelajari  risiko. Memimpin hari ini berarti mengambil risiko.

“F” è Merupakan    singkatan  dari    Fokus,   kita harus    berfokus    pada  masalah   untuk dipecahkan. Kita harus menghilangkan hal yang tidak perlu.

Step 7 Harus  ada  tindakan,  dengan mengingat   3   hal kritis, pimpinan  harus  melakukan  “Faktor ROI”.

”R” è Merupakan singkatan dari Removing Barriers, yang mencegah motivasi diri.

”O” è Merupakan singkatan dari Obtaining the right result,  atau  mendapatkan  hasil  yang   benar.  hal ini melibatkan pengakuan dan pekerjaan pada masalah yang tepat.

”I” è Merupakan  singkatan dari  Inspirasi.  Para   pemimpin   harus  tahu  bagaimana cara   menginspirasi orang lain untuk memotivasi diri mereka sendiri.

Contoh tujuan yang S-M-A-R-T

Tipe goal Mayor rutin :

1.      Meningkatkan hasil pengetikan  surat/dokumen  dibidang  administratif hingga 40 surat/dokumen perhari mulai dari keadaan sekarang yaitu 20 sampai 30 perhari pada tanggal 31 Januari 2001 tanpa menambah staff administrasi baru.

Spesifik                       :  “ Hasil Pengetikan ”

Measurable                  : “ Dari 20-30 ” dokumen/hari hingga 40/hari

Action-Oriented            :  “ Meningkatkan ”

Realistic dan Limiting      : “ Tanpa menambah staff administratif baru “

Time Bourd                   : “ Pada tanggal 31 Januari 2001

 

MODEL PENINGKATAN

Kerangka kerja untuk peningkatan sebagaimana digambarkan dibawah ini secara luas dapat diterima dan dapat diterapkan. Model ini merupakan refleksi atas fakta yang kita pilih secara rasional, apakah dilakukan atau tidak, didasarkan pada pengetahuan dan ketertarikan yang ada mengenai pencapaian tujuan/sasaran yang dipilih. Model ini juga merupakan kerangka kerja yang fleksibel untuk mengadakan dan menguji perubahan, dan bahkan penggunaan aplikasinya spesifik dan metedologi :

Keadaan Sekarang ==è

 

Apa yang mau kita coba kerjakan ?

Bagaimana kita akan tahu bahwa perubahan ini merupakan peningkatan ?

Perubahan apa yang dapat kita buat, yang menghasilkan peningkatan ?

==è  Siklus Pembelajaran Dan Peningkatan

ACT     ==è      PLAN    ==è CHECK   ==è      DO

CONTOH – CONTOH KARAKTERISTIK MUTU, ISSUE DAN PERTIMBANGANNYA

Marketing/Sales/Service

Waktu memproses permintaan pelanggan

Keluhan pelanggan

Kesalahan dalam mengisi pesanan ke dealer

Salah hitung

Kelebihan hitung

Kinerja Penjualan

Kepuasan pelanggan

Pengiriman yang lambat/terlewatkan

 

ENGINEERING

Waktu untuk memproses perubahan engineering/job order

Waktu kegagalan produk

Jumlah perubahan desain

Permintaan perubahan

Keterbatasan part

Informasi teknis

 

ADMINISTRATIF

Waktu memproses laporan

Pemakaian telepon

Kesalahan pembukuan yang dapat diterima

Waktu tunggu

Biaya inspeksi

Waktu singgah/transit

Panggilan telepon

Waktu membuat order

Komputer down time

Jumlah supplier

Kesalahan dalam purchase order

Kesalahan kerja

Waktu tunggu kendaraan, mobil, alat kantor

Biaya garansi

 

MANUFACTURING

Downtime, tindakan korektif dan prefentif

Jumlah serap

Keakuratan laboratorium

Jumlah kerja ulang

Waktu perbaikan

Tingkat inventory

Dimensi fisik

Biaya inspeksi

Mutu yang dihasilkan

Usulan karyawan

Viskositas proses batch

High TPC pada produk DC

 

MANAJEMEN

Jumlah kecelakaan

Waktu yang terbuang karena kecelakaan

Persen lembur

Jam kerja karyawan yang terbuang

Absensi/ketidakhadiran

Varian dari anggaran

Keluar masuk karyawan (turnover)

Penilaian karyawan (kinerja atas tujuan)

Biaya perawatan kesehatan

Pelatihan dan pendidikan karyawan

Aspek dan dampak lingkungan

Pembuatan proyek dan program

 

Referensi  :

1.       Moen, Ronald D dan Nolan, Thomas. W dan Provost Lioyd P (1999) : “ Quality Improvement    Through Planned experimentation “. Mc Graw Hill.

2.       Philip Morris.1998. “ Managing and Appraising performance (Map Goals) ”. USA

 

 

 

One thought on “Belajar Manajemen Perusahaan : chapter. 15 : Bagaimana menetapkan tujuan/ sasaran yang S-M-A-R-T ? (Quality, Cost, Productivity, & Costumer Service).

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s