Evaluasi sama pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, yaitu perencanaan, pengorganisasian atau pelaksanaan, pemantauan (monitoring) dan pengendalian. Terkadang fungsi monitoring dan fungsi evaluasi, sulit untuk dipisahkan. Penyusunan sistem dalam organisasi dan pembagian tugas, fungsi serta pembagian peran pihak-pihak dalam organisasi, adakalanya tidak perlu dipisah-pisah secara nyata. Fungsi manajemen puncak misalnya, meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka, baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadian-kejadian khusus lainnya.

Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.

Organisasi yang gagal mengidentifikasi kesalahan yang sama yang dilakukan secara terus menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang sebagai organisasi yang unggul. Jadi secara umum, jika tidak dihadapkan pada suatu pertanyaan mengapa perlu dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban seperti berikut:

  1. Karena evaluasi merupakan fungsi manajemen
  2. Karena evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
  3. Karena evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang sama
  4. Karena evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di dalam organisasi dan mencoba mencari solusinya.

Evaluasi adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan menghasilkan umpan balik dalam kerangka efektivitas pelaksanaan kegiatan organisasi. Menurut Department of Health & Human Services, evaluasi adalah proses untuk mengumpulkan informasi. Sebagaimana dengan proses pada umumnya, evaluasi harus dapat mendefinisikan komponen-komponen fase dan teknik yang akan dilakukan.

Pengertian lain dikemukakan oleh Peter H. Rossi (1993:5) menyebutkan bahwa evaluasi merupakan suatu aplikasi penilaian yang sistematis terhadap konsep, desain, implementasi, dan manfaat aktivitas dan program dari suatu organisasi. Dengan kata lain, evaluasi dilakukan untuk menilai dan meningkatkan cara-cara dan kemampuan berinteraksi organisasi yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerjanya.

Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap sistem yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan dengan hanya menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pada organisasi saja.

Data dari luar organisasi akan menjadi sangat penting untuk digunakan dalam melakukan analisis dan evaluasi. Evaluasi mungkin saja dilakukan dengan tidak terlalu mementingkan keakuratan data yang ada, namun dengan lebih bijaksana dalam memperoleh data, sehingga data yang hanya berkriteria cukup dapat saja digunakan dalam pelaksanaan evaluasi. Penggunaan data dan informasi guna melakukan evaluasi lebih diprioritaskan pada kecepatan untuk memperoleh data dan kegunaannya. Dengan demikian, hasil evaluasi akan lebih cepat diperoleh dan tindakan yang diperlukan untuk perbaikan dapat segera dilakukan.

Klasifikasi evaluasi dapat dilakukan berdasarkan pada:

  1. Apa yang dievaluasi.
  2. Tujuan evaluasi.
  3. Fokus evaluasi.
  4. Metode evaluasi.
  5. Pendekatan evaluasi.
  6. Lingkup atau tataran yang dievaluasi.
  7. Orientasinya.

Berdasarkan apa yang dievaluasi, evaluasi dapat dibagi ke dalam beberapa

kelompok:

  • Evaluasi kegiatan.
  • Evaluasi program.
  • Evaluasi kebijakan.
  • Evaluasi pengelolaan keuangan.
  • Evaluasi pengelolaan sumber daya manusia.
  • Evaluasi terhadap sistem dan governance.
  • Evaluasi terhadap struktur, mekanisme dan prosedur.
  • Evaluasi efisiensi, efektivitas, kehematan, kelayakan.

Penggolongan evaluasi berdasarkan tujuan evaluasi dapat meliputi :

  • Evaluasi untuk tujuan tertentu, misalnya: untuk mempelajari fakta dan kemungkinan perbaikannya, untuk meningkatkan akuntabilitas, untuk meningkatkan kinerja.
  • Goal free evaluation atau evaluasi untuk mencari peluang perbaikan yang tidak ditetapkan terlebih dahulu.

Berdasarkan fokus evaluasinya pekerjaan evaluasi dapat dibagi ke dalam

lima kelompok:

  • Input evaluation
  • Process evaluation
  • Output evaluation
  • Outcomes evaluation
  • Impact evaluation.

Berdasarkan pendekatannya, evaluasi dapat dibagi ke dalam:

· Evaluasi semu

· Evaluasi formal

· Evaluasi keputusan teoretis

Berdasarkan orientasinya, evaluasi dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kategori sebagai berikut:

  • Evaluasi yang proaktif (Proactive evaluation)
  • Evaluasi yang klarifikatif (Clarificative evaluation)
  • Evaluasi interaktif (Interactive evaluation)
  • Evaluasi monitoring (Monitoring evaluation)
  • Evaluasi dampak (Impact evaluation)

Berikut ini penjelasan masing-masing kategori :

  • Evaluasi yang proaktif (Proactive evaluation)

Evaluasi proaktif ini dapat dilakukan sebelum suatu kebijakan/program ditetapkan. Pendekatan-pendekatan kunci :

1. Perkiraan kebutuhan.

2. Review riset.

3. Review : praktik-praktik terbaik (best practices)

Dalam pencarian bukti-bukti dapat digunakan teknik-teknik: DELPHI, Customer Satisfaction Survey, Nominal Group Forum, Konsep Mapping, Focus Group.

· Evaluasi yang klarifikatif (Clarificative evaluation).

Evaluasi klarifikatif ini berfokus pada klarifikasi struktur internal dan fungsi dari suatu program dan kebijakan. Pendekatan-pendekatan kunci :

1. Evaluability assessment.

2. Logic development.

3. Acreditation.

Pendekatan ini cocok untuk program yang mulai dilaksanakan.

· Evaluasi interaktif (Interactive evaluation).

Evaluasi interaktif ini dapat digunakan untuk memperoleh informasi atas

implementasi program. Pendekatan penting yang bisa dipakai :

  1. Evaluasi responsive
  2. Riset tindakan
  3. Evaluasi pengembangan
  4. Evaluasi pemberdayaan

· Evaluasi monitoring (Monitoring evaluation).

Evaluasi monitoring ini sangat tepat digunakan ketika program sudah dalam pelaksanaan. Evaluasi ini sudah melibatkan pengembangan sistem untuk pemantauan kemajuan program. Indikator kinerja kuantitatif sudah harus digunakan sebagai alat untuk

mengorganisasikan data dalam evaluasi monitoring. Pendekatan-pendekatan utama yang dapat dipakai :

  1. Component analysis.
  2. Pengukuran kinerja (Performance assessment).
  3. System analysis.

· Evaluasi dampak (Impact evaluation).

Evaluasi ini digunakan untuk menilai hasil dan dampak program yang sudah mapan. Evaluasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan tentang penghargaan, atau kemanfaatan program. Evaluasi ini disebut juga evaluasi sumatif (Sumative evaluation). Pendekatan yang dapat dipakai :

  1. Evaluasi yang berdasarkan sasaran
  2. Studi proses-outcome
  3. Evaluasi berdasarkan kebutuhan (Needs-based evaluation)
  4. Goal-free evaluation (termasuk mengevaluasi dampak yang bersifat positif dan negatif (unintended impact) dan tidak hanya outcome semata).
  5. Performance audit.

Suatu evaluasi dilaksanakan dengan berbagai alasan, yaitu :

  1. Untuk memberikan penilaian terhadap pelaksanaan aktivitas dan program organisasi
  2. Mengestimasi manfaat usaha-usaha yang dilakukan untuk meningkatkan pelaksanaan aktivitas.
  3. Untuk mengembangkan program-program dan teknik baru bagi peningkatan kinerja.
  4. Untuk meningkatkan efektivitas manajemen pelaksanaan kegiatan.
  5. Untuk meyakinkan bahwa akuntabilitas kinerja organisasi cukup memadai.

Alasan perlunya evaluasi dalam suatu proses implementasi akuntabilitas adalah :

  1. Untuk meningkatkan mutu pelaksanaan pengelolaan aktivitas organisasi yang lebih baik.
  2. Untuk meningkatkan akuntabilitas kinerja organisasi.
  3. Untuk memberikan informasi yang lebih memadai dalam menunjang proses pengambilan keputusan.
  4. Meningkatkan pemanfaatan alokasi sumber daya yang tersedia,
  5. Sebagai dasar peningkatan mutu informasi mengenai pelaksanaan kegiatan organisasi.
  6. Mengarahkan pada sasaran dan memberikan informasi kinerja.

Evaluasi terhadap kebijakan/program ataupun kegiatan organisai tidaklah selalu mudah dan murah. Kemudahan dan harga yang dibayar inilah yang menjadi pertimbangan utama dalam menentukan ruang lingkup evaluasi terhadap suatu permasalahan. Pendekatan ini lebih cenderung pada teknis ekonomis belaka, meskipun manajemen yang pragmatis tentu tidak bisa mengabaikannya. Bagaimana jika pertimbangan lain, misalnya, sosial ekonomis ? Sudah tentu ruang lingkupnya menjadi berubah dan semakin meluas.

Ukuran-ukuran yang dipakai dalam pendekatan teknis ekonomis lebih kepada biaya dan manfaat, sehingga analisis biaya dan manfaat menjadi sangat penting. Lain halnya jika pendekatan yang dipakai sudah ke arah sosio ekonomis, maka pertimbangan dan ukuran lebih mengarah tidak hanya ke 3 E (ekonomis, efisien dan efektif), tetapi juga sudah kepada ke 2 E lainnya, yaitu ekuitas (kesamaan, kecukupan dan keadilan) serta excellent services (pelayanan prima).

Sebagai simpulan tujuan evaluasi sangat tergantung dari kebijakan pimpinan organisasi yang diberi wewenang untuk melakukan evaluasi dengan mempertimbangkan berbagai kendala yang ada. Evaluasi yang dilakukan oleh pihak luar harus secara eksplisit menyatakan tujuan evaluasi tersebut secara jelas, sehingga dapat didesain suatu evaluasi yang secara pragmatis dapat mencapai tujuan-tujuan itu. (bersambung)

About these ads